Mail, Teams, SharePoint en OneDrive: goed ingericht en goed beveiligd. Van een basisomgeving tot Azure en Intune, maar nooit ingewikkelder dan je nodig hebt.
Microsoft 365 aanzetten is zo gebeurd. Het zo inrichten dat mensen er prettig mee werken én dat je bedrijfsgegevens veilig blijven, is een ander verhaal. Wij zien in het MKB vaak omgevingen waarin iedereen bij alles kan, of waar juist niemand meer iets kan vinden.
Wij richten je Microsoft 365-omgeving in zoals jullie werken: wie mag bij welke bestanden, hoe deel je iets met een klant, en wat gebeurt er als iemand uit dienst gaat. Daarna houden we het bij, want Microsoft verandert er regelmatig dingen aan.
Wat we neerzetten hangt af van hoe groot je bent en hoe je werkt. Voor een bedrijf van acht mensen is dat vaak niet meer dan mail, bestanden en meervoudige verificatie die goed staan. Werk je met meerdere vestigingen, veel apparaten of eisen vanuit je klanten, dan komt er meer bij: centraal apparaatbeheer, voorwaardelijke toegang of servers die in Azure draaien. We bouwen ze allebei. Wat we niet doen, is een klein bedrijf een omgeving geven waar je een halve IT-afdeling voor nodig hebt.
Wat we voor je regelen
- Inrichting en beheer van mail, Teams, SharePoint en OneDrive
- Cloudmigratie vanaf een oude server of een andere provider, meestal in het weekend
- Meervoudige verificatie en beveiligingsinstellingen die passen bij je organisatie
- Apparaatbeheer en voorwaardelijke toegang, als je organisatie daar iets aan heeft
- Servers en applicaties in Azure voor wat niet in Microsoft 365 past
- Licenties die kloppen met het aantal mensen dat er echt mee werkt
- Uitleg aan je medewerkers, zodat ze het ook echt gaan gebruiken
Van een basisomgeving tot Azure en Intune
Microsoft 365 is geen vast pakket. Je kunt er een eenvoudige omgeving mee neerzetten en je kunt er een omgeving mee bouwen waar een concern op draait. Grofweg zien we drie niveaus:
Basis. Mail, Teams, SharePoint en OneDrive, meervoudige verificatie aan, toegangsrechten die kloppen en een back-up ernaast. Voor veel MKB-bedrijven is dit het complete verhaal, en dat is prima.
Een stap verder. Eén vaste inrichting voor alle werkplekken, mappen en rechten die meebewegen als iemand van functie verandert, en instellingen die vastleggen wat er wel en niet met bedrijfsgegevens mag gebeuren.
Complex. Apparaatbeheer via Intune, voorwaardelijke toegang op basis van apparaat en locatie, een hybride koppeling met je bestaande server of Active Directory, en virtuele servers of applicaties in Azure.
Intune is daarbij een aanvulling, geen vervanging. Onze standaard beheerlaag voor het dagelijks IT-beheer blijft N-central: daarmee monitoren we werkplekken en servers, draaien updates en helpen we je op afstand. Intune doet iets anders. Daarmee zetten we software centraal klaar op apparaten, leggen we instellingen vast en kunnen we ook telefoons en tablets meenemen. Heeft je organisatie daar iets aan, dan zetten we het erbij. Zo niet, dan is het een extra laag die je alleen geld en beheertijd kost.
Welke licentie je hebt, bepaalt wat er überhaupt kan. Wij adviseren standaard Microsoft 365 Business Premium. Niet omdat het moet: je mail, Teams en bestanden werken met een lichtere licentie net zo goed. Maar in Business Premium zit de beveiliging waarmee je een organisatie echt dicht kunt zetten, zoals voorwaardelijke toegang, apparaatbeheer via Intune en extra bescherming tegen phishing en ransomware. In Business Standard zit dat niet. Je kunt het los bijkopen, maar dan ben je bij elkaar opgeteld meestal duurder uit dan wanneer je meteen Business Premium neemt.
Je hoeft er dan niet meteen alles mee te doen. Het scheelt alleen enorm dat het er al is op het moment dat je het nodig hebt, in plaats van dat je midden in een beveiligingsvraag van een klant ook nog je licenties moet omzetten.
Elke stap omhoog levert iets op, maar kost ook iets: aan licenties, aan beheer en aan het gemak waarmee je mensen hun werk doen. Daarom beginnen we bij wat je nodig hebt, niet bij wat er mogelijk is. Groei je, of gaat een opdrachtgever eisen stellen, dan zetten we de volgende stap op het moment dat het wat oplevert. Een omgeving die je over drie jaar misschien nodig hebt, hoef je vandaag niet te betalen en niet te beheren.
Hoe een cloudmigratie verloopt
Denk je aan de stap naar de cloud, maar weet je niet wat dat betekent voor je huidige server? Dan kijken we daar eerst rustig naar.
Een cloudmigratie begint bij ons met inventariseren: hoeveel mail staat er, hoe groot zijn de mappen op de server, wie werkt met welke bestanden, en welke software praat er met je mail of je documenten. Dat laatste is meestal de reden dat een migratie tegenvalt. Niet de mail zelf, maar het boekhoudpakket dat er nog aan hangt.
Daarna richten we de nieuwe omgeving naast de oude in en zetten we de gegevens over terwijl je gewoon doorwerkt. De overstap zelf plannen we in het weekend. Maandagochtend log je in op de nieuwe omgeving, met je bestaande mailadres, je oude mail erin en je bestanden op de plek waar je ze verwacht.
De eerste werkdag erna is er iemand van ons beschikbaar voor de vragen die er dan altijd zijn. Dat is geen extra dienst, dat hoort erbij.
Een migratie is werk met een duidelijk begin en eind, en dat pakken we ook zo aan: met een plan, een volgorde en een prijs die je vooraf kent. Hoe zo'n traject loopt, lees je bij IT-projecten & migraties.
Waar het meestal misgaat
Wij nemen ook bestaande omgevingen over. Vier dingen komen we daarbij bijna altijd tegen:
- Iedereen kan bij alles. Handig bij vijf man, onverantwoord bij dertig, en een probleem zodra er één account wordt overgenomen.
- Er is geen back-up. Microsoft zorgt dat hun dienst blijft draaien, niet dat jouw verwijderde mail over drie maanden nog terug te halen is. Dat verschil komt bij ons standaard aan bod in back-up en herstel.
- Licenties kloppen niet. Betaald voor vertrokken medewerkers, of juist te zware licenties voor mensen die alleen mail gebruiken.
- Deellinks staan open. Bestanden die ooit "voor iedereen met de link" zijn gedeeld en dat jaren later nog steeds zijn.
Als Microsoft-partner (CSP) regelen we je licenties en je Azure-verbruik rechtstreeks. Dat betekent dat je bij vragen over een factuur of een storing niet bij een helpdesk in het buitenland uitkomt, maar bij onze eigen helpdesk in Rhoon. Moet er iemand langskomen om het op locatie op te lossen, dan zijn we er.
Veelgestelde vragen
Ja. Je domeinnaam en mailadressen gaan gewoon mee. Klanten en leveranciers merken niets van de overstap, behalve dat het na afloop sneller werkt.
Bij een normale migratie merk je er tijdens werktijd niets van. Het overzetten gebeurt op de achtergrond en de daadwerkelijke omschakeling doen we in het weekend. Bij grote hoeveelheden oude mail kan het kopiëren dagen duren, maar dat loopt naast je gewone werk door.
Niet per se. Soms blijft een server staan voor software die niet naar de cloud kan. Dan koppelen we die aan je Microsoft 365-omgeving, zodat mensen met één account overal bij kunnen. Wat er weg kan en wat blijft, bepalen we op basis van wat er draait, niet op basis van wat wij het liefst leveren.
Intune heb je waarschijnlijk al: die zit in Microsoft 365 Business Premium, de licentie die we standaard adviseren. De vraag is dus niet of je het hebt, maar of we het inrichten. Dat doen we zodra je software centraal wilt uitrollen, telefoons en tablets wilt meenemen of veel mensen hebt die buiten kantoor werken. Azure ligt anders: dat komt pas in beeld als er software is die niet in Microsoft 365 past, maar ook niet meer op een eigen server thuishoort. We zetten allebei in als het iets oplost, niet omdat het kan.