Microsoft 365, je servers en zelfs losse werkplekken worden automatisch veiliggesteld, met een bewaartermijn die je zelf kiest. En belangrijker: we controleren of terugzetten ook echt werkt.
Bijna elk MKB-bedrijf heeft een back-up. Veel minder mensen weten of die back-up ook echt terug te zetten is. Dat verschil merk je pas op het slechtste moment: na een ransomware-aanval, een kapotte server of een medewerker die per ongeluk een map leeggooit.
Wij zorgen dat je bestanden, mail en systemen automatisch worden veiliggesteld, en controleren of terugzetten werkt. Niet één keer bij de installatie, maar structureel.
Wat we voor je regelen
- Back-up van je Microsoft 365-omgeving: mail, OneDrive, SharePoint en Teams
- Back-up van je servers, virtueel of fysiek, op locatie of in een datacenter
- Back-up van losse werkplekken, voor de bestanden die alleen daar staan
- Een bewaartermijn die je zelf kiest, voor Microsoft 365 tot zeven jaar terug
- Kopieën op een plek die losstaat van je eigen omgeving
- Periodieke controle of herstel daadwerkelijk lukt
- Rapportages per dag, week of maand, zodat je het kunt aantonen
- Snel herstel bij verlies, schade of een incident
Microsoft 365 valt er niet vanzelf onder
Ook als je Microsoft 365 gebruikt: die gegevens vallen niet vanzelf onder een volwaardige back-up. Dat is een van de eerste dingen die we bij nieuwe klanten controleren.
Het misverstand is begrijpelijk. Je bestanden staan in de cloud, dus ze staan veilig. Dat lijkt logisch. Maar Microsoft garandeert dat hun dienst blijft draaien, niet dat jouw gegevens terug te halen zijn. Verwijdert iemand een mailbox, wordt een SharePoint-map leeggegooid, of versleutelt ransomware bestanden die vervolgens netjes naar de cloud synchroniseren, dan heb je een beperkt aantal weken om dat te merken. Daarna is het weg.
Wij zetten daarom een aparte back-up op van mail, OneDrive, SharePoint en Teams. Die staat los van je tenant, dus ook als er in je Microsoft-omgeving iets misgaat, blijft de kopie staan. Je rekent af per gebruiker per maand, dus je weet vooraf wat het kost en het beweegt mee als er iemand bij komt of weggaat.
Ook je servers en je werkplekken
Wat er buiten Microsoft 365 draait, hoort er net zo goed bij. We maken back-ups van complete servers, virtueel of fysiek, en van de databases en applicaties die erop staan. Niet alleen de bestanden dus, maar de hele machine, zodat we bij een defect de server als geheel terug kunnen zetten in plaats van hem opnieuw op te bouwen.
Ook losse werkplekken kunnen we meenemen. In theorie hoort er niets belangrijks op een laptop te staan, in de praktijk staat het er wel: een map op het bureaublad, een offerte die nog niet is opgeslagen in de juiste map, jaren aan aantekeningen. Gaat zo'n laptop stuk of raakt hij kwijt, dan is dat weg. Werkplekback-up haalt dat risico weg zonder dat je mensen ergens aan hoeven te denken.
Wat je meeneemt en wat niet, bepalen we samen. Bij het ene bedrijf staat alles al in de cloud en is de werkplek vervangbaar, bij het andere draait er een bedrijfskritische applicatie op een eigen server die nergens anders bestaat. Dat verschil zie je terug in wat we inrichten.
Hoe lang je terug kunt, bepaal je zelf
Onze cloud-back-ups zijn schaalbaar. Je zit niet vast aan een vaste omvang of een vaste bewaartermijn: groeit het aantal gebruikers of de hoeveelheid data, dan groeit de back-up mee zonder dat er een nieuwe oplossing hoeft te komen.
Voor Microsoft 365 kunnen we tot zeven jaar terug bewaren. Dat is niet voor iedereen nodig, maar wel als je te maken hebt met de fiscale bewaarplicht, met een branchevoorwaarde of met een opdrachtgever die eisen stelt aan hoe lang je gegevens beschikbaar houdt. Je betaalt per gebruiker per maand, en de bewaartermijn bepaalt wat dat bedrag is.
Voor servers en werkplekken hangt het af van hoeveel data er staat en hoe ver je terug wilt kunnen. Die stemmen we in overleg af, want een bestandsserver van 200 gigabyte vraagt iets anders dan een virtuele machine met een database die dagelijks verandert.
Zoals bij alles wat we neerzetten: we beginnen bij wat je nodig hebt, niet bij het maximum dat mogelijk is. Zeven jaar bewaren van alles klinkt veilig, maar je betaalt er wel voor. Wat er echt zo lang moet blijven staan, is meestal een kleiner deel dan je denkt.
De 3-2-1-regel, in gewone taal
Voor een back-up die tegen een stootje kan hanteren we drie uitgangspunten:
- Drie kopieën van je gegevens: de werkende versie plus twee back-ups
- Twee verschillende plekken, zodat brand, waterschade of diefstal niet alles tegelijk raakt
- Eén kopie buiten je eigen omgeving, niet bereikbaar met de inloggegevens van je netwerk
Dat laatste punt is het belangrijkste geworden. Ransomware zoekt tegenwoordig eerst je back-up op. Staat die op een schijf die vanaf je netwerk te benaderen is, dan wordt hij meeversleuteld en heb je er niets aan.
Testen is het echte werk
Een back-up die draait, zegt niets. Wij zetten periodiek daadwerkelijk gegevens terug in een aparte omgeving, om te controleren of het werkt en hoe lang het duurt. Dat tweede is minstens zo belangrijk: als terugzetten drie dagen kost, is dat iets wat je vooraf wilt weten in plaats van tijdens een storing.
Blijkt daaruit dat iets niet klopt, dan repareren we dat en testen we opnieuw. Dat hoort bij het beheer en is geen aparte klus die je apart moet aanvragen.
Rapportages die je kunt laten zien
Van de back-up krijg je rapportages: per dag, per week of per maand, net wat bij je past. Daarin staat wat er is veiliggesteld, wat er eventueel is misgegaan en wat we eraan hebben gedaan.
Dat is prettig voor het gevoel, maar het is vooral praktisch op het moment dat iemand ernaar vraagt. Bij een audit, een vragenlijst van een opdrachtgever of een verzekeraar die wil weten of je back-ups gescheiden staan, is "dat regelt onze IT-partner" een zwakker antwoord dan een rapportage over de afgelopen twaalf maanden. Dat verschil kost je verder niets: het staat er toch al, je hoeft alleen te kiezen hoe vaak je het wilt ontvangen.
Veelgestelde vragen
Voor de meeste klanten meerdere keren per dag, met bewaarmomenten die verder teruggaan naarmate ze ouder zijn: de laatste dagen per moment, daarna per dag, en daarna per week of maand. Hoe ver je terug wilt kunnen, spreken we vooraf af.
Dat kies je zelf. Voor Microsoft 365 kunnen we tot zeven jaar terug bewaren, wat vaak de termijn is die je vanuit de fiscale bewaarplicht of een opdrachtgever nodig hebt. Voor servers en werkplekken stemmen we de bewaartermijn af op wat er staat en wat je ermee moet kunnen. Wil je later verder terug kunnen, dan is dat een instelling, geen nieuwe oplossing.
Voor Microsoft 365 betaal je per gebruiker per maand, en bepaalt de bewaartermijn de prijs. Voor servers en werkplekken hangt het af van hoeveel data er staat, dus dat rekenen we per situatie door. Je hoort vooraf wat het kost, niet achteraf.
Ja, per dag, per week of per maand, net wat je wilt. Daarin staat wat er is veiliggesteld, wat er is misgegaan en wat we eraan hebben gedaan. Handig als je een audit krijgt of als een opdrachtgever of verzekeraar ernaar vraagt: dan heb je iets om te laten zien in plaats van iets om uit te leggen.
Dat hangt af van wat er kapot is. Een verwijderd bestand of een mailmap zetten we meestal binnen een uur terug. Een complete server duurt langer, en die tijd hebben we gemeten tijdens de hersteltests. Je hoort dus van tevoren waar je op moet rekenen, niet achteraf.
Dan is de vraag niet of je een back-up hebt, maar of die schoon is. Wij bewaren daarom kopieën die niet gewijzigd of verwijderd kunnen worden, ook niet door iemand met beheerdersrechten. We zetten terug naar een moment vóór de besmetting, en controleren eerst of de omgeving veilig is voordat alles weer aangaat.